Effectief en kostenbesparend samenwerken
Veel aanbestedende opdrachtgevers en hun aanbieders staan al lange tijd voor de uitdaging om efficiënter en resultaatgerichter te gaan werken. Initiatieven om dit als afzonderlijke partijen voor elkaar te krijgen komen maar niet of nauwelijks van de grond. Het onder voorwaarden (UAV-GC) onder één verantwoordelijkheid brengen van het ontwerpen, realiseren en exploiteren (DBFMO) is een goede ontwikkeling om in het gehele ketenproces tot structurele verbeteringen te komen. Toch blijken afzonderlijke opererende bedrijven overwegend hun eigen uitgangspunten en routines mee te nemen in de samenwerking, waardoor echte stappen niet worden gezet. Er is geen sprake van geïntegreerde samenwerking, maar slechts een aanzet tot denken en doen met Total Cost of Ownership voor de opdrachtgever als uitgangspunt. Hierdoor worden faalkosten niet of nauwelijks beperkt en lopen als gevolg van de integrale systematiek de aanbestedingskosten significant op. Een doorbraak in echte innovatie blijft zo vaak achterwege. Er is overduidelijk organisatorisch en procesmatig meer nodig om daadwerkelijk te verbeteren.
Geïntegreerde ketensamenwerking
Het samenbrengen van het ontwerpen en uitvoeren onder één verantwoordelijkheid zal in de aanbestedingsprocedure bijna altijd tot hogere algemene kosten bij aanbiedende partijen of consortia leiden, zolang er wordt gewerkt volgens bestaande methodieken van aanbestedingen. Alle deelnemers dienen namelijk nog voor de aanbesteding het project in ver uitgewerkt stadium voor te bereiden om aan de voorwaarden van de aanbesteding te kunnen voldoen. Door de beperkte scoringskans (1/n aanbieders) in de aanbesteding zullen de faalkosten oplopen tot zeker 10% boven de traditionele ondernemingskosten en structureel ondergebracht dienen te worden in de algemene kosten. Uiteindelijk betaalt de opdrachtgever dus de kosten. Deze commerciële patstelling met kapitaalvernietiging tot gevolg is niet nodig.
Ketensamenwerking staat voor transparantie, inzetten van praktische kennis, gebruik maken van elkaars mogelijkheden en is daarmee gericht op het belang van de opdrachtgever. Het is om deze reden dat de opdrachtgever ook deel uitmaakt van het hele proces. Mede door deze benadering wordt een groot deel van de faalkosten, die uiteindelijk flink kunnen drukken op het hele budget, beperkt. Bovendien wordt bespaard op dure administratieve en contractuele onderleggers. Ketensamenwerking staat ook voor vertrouwen in elkaar. Het vergt een echt andere denkwijze, een andere aanvliegroute en daarmee ook een andere werkwijze. Geen sinecure in een omgeving, waar nog te vaak het spanningsveld van opgelegde samenwerking overheerst.
Geïntegreerde contractenvormen zoals UAV-GC, DBFMO en ketensamenwerking zijn toch uitstekende instrumenten om tot synergetische voordelen te komen. Voorwaarde is wel dat de hierbij passende denk en doe-principes geïntegreerd worden toegepast. Dit kan de volgende voordelen opleveren:
- Hogere kwaliteit van het eindproduct
- Lagere kosten in aanbesteding, afstemming en wijzigingsbeheer
- Betere benutting van de praktische kennis van elk der deelnemers
- Voorkomen van onnodige advies- en contractuele kosten
- Volwaardige inbreng van de opdrachtgever gedurende de ontwikkeling
- Optimale afstemming van investerings- en exploitatiekosten
Deze geïntegreerde vorm van ketensamenwerking biedt dus voordelen voor zowel de opdrachtgever als voor de uitvoerende bedrijven. Er is echter wel een duidelijke koersbepalende visie voor nodig. Leidinggevenden en medewerkers van alle deelnemende organisaties inclusief de opdrachtgever zullen anders moeten gaan denken en doen. Het verleggen van de focus naar het voorkomen van faalkosten en het samen nemen van verantwoordelijkheid zal leiden tot een beter resultaat en minder afwijkingen. Wij van Foresight Consulting geloven in deze geïntegreerde aanpak en willen u ondersteunen in het bereiken van aantoonbare concurrentievoordelen door ketensamenwerking.
Ketensamenwerking betekent kortom dat organisaties sneller, efficiënter en effectiever leren samen te opereren. Als gelijkwaardige partners wordt in een transparante samenwerking optimaal van elkaars kennis en kunde gebruik gemaakt. In het hele proces worden het aantal te nemen stappen beperkt en ondergebracht bij diegenen die vanuit hun dagelijkse praktijk de juiste kennis hebben.
UAV-GC en DBFMO dient daarentegen ook eerlijker en anders gebruikt te worden , en wel in de vorm van kostenbeperkende aanbestedingen. Via gecontroleerde stappen van de opdrachtgever en opdrachtnemer dienen de uitgangspunten voor een kwalitatief goede en faire samenwerking te worden bewerkstelligd. De opdrachtgever profiteert van een beter eindresultaat tegen een redelijke prijs, de opdrachtnemer profiteert van een betere concurrentiepositie en redelijke voorwaarden.
Ketensamenwerking in optima forma
Samenwerking in de keten verhoogt dus de efficiëntie en kwaliteit, terwijl de kosten beter beheersbaar zijn. Daarmee wordt een goede aanzet gemaakt in de ontwikkeling van de organisatie en is het mogelijk om een voorsprong te behalen op traditioneel werkende ondernemingen. We hebben het bij ketensamenwerking primair over project gestuurde samenwerkingsvormen. Bij langdurige en meervoudige samenwerking is een volgende stap qua ontwikkeling het vormen van proces gestuurde samenwerkingsvormen, waar de ketenpartners onder voorwaarden structureel hun ondernemingsprocessen op elkaar afstemmen.
Wij van Foresight Consulting begeleiden bedrijven, zowel opdrachtgevend als opdrachtnemend, om de omslag naar geïntegreerde ketensamenwerking te maken door zorg te dragen voor de benodigde interne - en externe verbinding qua proces en qua gedrag. Dat is wat we bedoelen als we stellen: Foresight - laat uw organisatie werken.